Metodologies d'organització de tasques

GTD (Getting Things Done) és un mètode desenvolupat per David Allen (Organitza't amb eficàcia), que permet recopilar totes les tasques del nostre dia a dia i gestionar-les perquè les fem en el moment precís i sense aclaparaments. Es podria traduir com aconseguir acabar les coses (entenent les coses com a activitats).

No és un mètode senzill i implica un canvi d'hàbits important; no obstant això, la part positiva és que es comencen a obtenir resultats des del primer dia.

Les cinc fases fonamentals del mètode són:

1. Recopilar. Hem de recopilar totes les activitats incompletes de l'àmbit personal i acadèmic; és molt important capturar el 100% de les coses incompletes, ja que GTD es basa en el principi d'alliberar la ment de les tasques pendents emmagatzemant-les en un lloc segur i específic, per així concentrar-nos en realitzar les tasques en lloc d'haver de recordar què és el que tenim pendent de fer.

2. Processar. Començarem a treballar sempre des del principi, processant un element cada vegada i amb el compromís de no retornar mai a la safata d'entrada cap element. Per a cada element, ens preguntarem si requereix alguna acció. Si un element requereix acció:

• Si porta menys de 2 minuts, ho farem immediatament
• Si no és tasca nostra, el delegarem a qui correspongui
• L'ajornarem, col·locant-lo a les carpetes Proper / Projecte / Algun dia, per fer-lo en el moment adequat

Si un element no requereix cap acció, podem

• Eliminar-lo (paperera)
• Incubar-lo (algun dia / potser / arxiu de seguiment), si pot ser útil en el futur .
• Arxivar-lo (material de referència / consulta), si és informació potencialment útil .

3. Organitzar. Organitzarem les tasques que esperen ser ateses segons la seva naturalesa:

• Proper: accions que s'han de realitzar properament, en poc temps
• Projecte: qualsevol resultat que requereixi més d'una acció per ser realitzat. Aquestes accions han de ser revisades periòdicament per assegurar que tot projecte té una propera acció associada a ell i que pot ser duta a terme.
• En espera: tasques delegades a terceres persones, o esdeveniments externs que han de produir-se abans de seguir treballant en el projecte.
• Algun dia / Potser / Futur: coses que ens agradaria fer però que no podem o no volem fer en l'actualitat.

4. Revisar. Periòdicament revisarem les llistes d'accions i recordatoris, les carpetes on es troben assignades les tasques. Com a mínim aquesta revisió la farem un cop al dia. Nosaltres decidirem quin és l'element més important que s'ha de dur a terme en aquest precís instant. Per no evitar les tasques més difícils o complexes, cal escollir l'acció segons l'ordre en què es troben a les llistes.

5. Fer. L'objectiu d'aquest mètode és facilitar la decisió sobre què hem d'estar fent en cada moment en funció de:

• Les accions que podem fer en el context en què ens trobem (biblioteca, casa, etc.)
• El temps que requereix cada acció i el que tenim disponible.
• L'energia que requereix cada acció i la que tenim disponible