El procediment general per enviar monografies i revistes és molt similar, tot i que hi ha algunes diferències a tenir en compte, tal com es pot veure en la imatge següent.
En línies generals, tal com es veurà més endavant, els dos canvis més significatius són:
- Per a monografies, s'ha de fer una còpia de l’exemplar de la IZ cap a la IZ del GEPA i mantenir el registre de la IZ ocult als usuaris. Una vegada feta la còpia, els dos ítems són independents i es poden modificar de manera totalment separada.
- Per a publicacions seriades, a causa que no és possible copiar existències, s'haurà de crear un ítem fictici per tal de fer la còpia al GEPA.
