1. Comprovar si el GEPA té una còpia de la col·lecció de la revista des d'ALMA
1.1. Cercar el registre per Todos los títulos a la pestanya NZ d’Alma
1.2. Clicar a l’enllaç “Mantenido por” per veure si hi ha còpia al GEPA
1.3. Clicar sobre l’enllaç “Magatzem cooperatiu GEPA”.
1.4. A la pantalla següent, es veu els números que hi ha al GEPA:
2. Comprovar si el GEPA té una còpia de la col·lecció de la revista des del CercaTot
2.1. Cerqueu el títol al Cercatot des de l'àmbit CCUC/PUC, i podreu consultar les existències del GEPA:
Si no es veuren totes les existències, feu un clic a Veure més per visualitzar-les.
En primer lloc, el Santi ha d'acceptar els números de revista que es proposa enviar al GEPA. S'ha d'emplenar el formulari i fer-li arribar al Rodolf, que li enviarà al Santi.
Un cop s'hagi enviat el formulari al Santi i ens hagi donat el vistiplau, s'han d'encapsar les revistes per saber exactament el número de topogràfics que es necessiten.
Les revistes s'han de mesurar amb la plantilla, s'han d'encapsar a la caixa adient (A, B o C) respectant la mesura (1, 2, 3, 4 i 5), de manera que no es poden mesclar revistes de mesures diferents (A1, A2, A3, etc.). Afegirem a la caixa amb retolador negre al costat de la lletra el número de la mesura.
Les capses GEPA no porten ni anses ni topalls, de manera que les capses s'han de muntar amb cura per tal que siguin fermes.
Quan ja tinguem els topogràfics, els apeguem al lateral de la capsa que baixa a la dreta, tal com indica la imatge següent:
Alma no permet copiar holdings al GEPA, només exemplars. Per tant, quan volem enviar al GEPA la col·lecció d’una publicació periòdica, haurem de crear un exemplar fictici al registre d'existència de la publicació en sèrie que es vol enviar.
Mantindrem el codi a la 908 UdL, fins i tot en els casos de les revistes que hem portat de manera completa al GEPA.
Els passos que s'han de seguir són els següents:
1. Crearem l'exemplar des de l'existència de la nostra biblioteca (Als tres punts → Ver ejemplares → Añadir ejemplar):
2. L'editem i afegim:
3. Premem guardar i tornem a editar (d'aquesta manera ens apareixerà la pestanya de Notas)
4. Anem a la pestanya Notas i hi afegim:
5. Guardem
6. Tornem a editar l'exemplar i canviem la Ubicación permanente a la de GEPA que li correspon (GEPA-L, GEPA-S... ). Tornem a guardar.
7. Finalment caldrà afegir la signatura permanent. Anem a editar l'existència i modifiquem el $$h de l'etiqueta 852, posarem GEPA.
Ara que s'han fet tots els canvis, cal fer una llista per comprovar que s'han fet tots els canvis correctament a cada registre d'exemplar. L'informe amb Analytics s'ha d'actualitzar al dia següent d'haver modificat el darrer exemplar que s'enviarà al GEPA.
S'han de llistar tots els exemplars inclosos en la càrrega; per tant, es poden seleccionar tots els que tenen a la Nota de estadísticas 1 el codi de la càrrega que s'enviarà.
A Analytics, dins de Diseñar informe en Analytics→ Catálogo →Carpetas compartidas → Universidad de Lleida → Reports, hi trobareu la carpeta GEPA, que conté una llista anomenada "GEPA-Càrregues". Només caldrà que cada biblioteca modifiqui el filtre del codi de càrrega que apareix a la Nota de estadísticas 1.
Quan l'hagueu filtrat, només caldrà que exporteu la llista en format Excel.
► IMPORTANT: Verifiqueu que el camp "ubicació temporal" de l'Excel ha d'aparèixer amb el text "NONE. per tal que la UTC pugui fer el pas següent "Copiar ejemplar a la biblioteca servidor".
Quan les dades de la càrrega siguin correctes i estiguin penjades al Unidisc, ho notificareu al Rodolf i a la UTC. El Rodolf farà la revisió final de les dades i quan doni el vist-i-plau, des de la UTC es farà un "job" o un canvi global "Copiar ejemplar a la biblioteca servidor" de la càrrega a la IZ del GEPA a partir de la nota estadística. Després d'aquest últim pas, ja no es podrà fer cap canvi a la IZ del GEPA. Per tant, assegureu-vos bé que no cal fer més modificacions abans d'enviar la notificiació.
► IMPORTANT:
► Si enviem més números de la mateixa revista en una càrrega diferent, caldrà crear una nova existència i un nou exemplar fictici.
► Si enviem al GEPA números d'una revista de la qual mantenim altres números en el nostre fons, hem d'esborrar els números enviats de la nostra existència.
Cal penjar a l'Unidisc les dades de la càrrega a la carpeta de cada biblioteca i les dades generals a la carpeta UdL. Podeu seguir l'exemple de la carpeta de Lletres.
L'accés a l'Unidisc és el següent: https://unidisc.csuc.cat/index.php/s/Vpzm5Aq7CeDYO6p
Un cop s'ha enviat la càrrega al GEPA, ens podem trobar amb tres situacions:
► Hem enviat la revista sencera al GEPA: no farem res
► Hem enviat una part al GEPA i ens hem quedat la resta: haurem de crear una nova existència amb la nostra ubicació amb els números que ens hem quedat.
► Hem enviat una part al GEPA i esporgarem la resta: crearem, fins que no s'esporguin els números de la revista, un nou registre d'existència amb la ubicació corresponent a esporga de cada biblioteca: ll_Baixa-E, la_Baixa-E, etc. A continuació, seleccionarem l'opció "Suprimir de descubrimiento" perquè no es vegi al Cercatot.
La informació a traspassar al camp Nota interna 1 ha d'incloure:
866
$$a (Obligatori): descripció del fons enviat.
$$t (Opcional): topogràfic (únic i inequívoc) fictici de la caixa, assignat per la institució.
$$p (Obligatori): codi de la institució.
$$q (Obligatori): codi SEC.
$$n (Obligatori): codi de la càrrega.
$$x Nota interna (opcional)
$$z Nota pública (opcional)
Per exemple: 866$$aVol.1 (1995)-Vol.4 (1999)$$t0201B41023$$pUDL$$qS4E3C3$$nC28
IMPORTANT: Cal posar una 866 per cada seqüència de números d'un mateix títol i per cada capsa diferent en la que estigui un mateix títol. En el cas de posar més d'una línia 866, aquestes han d'anar separades per un "#".
Per exemple:
866$$aVol.1 (1995)-Vol.4 (1999)$$t0201B41023$$pUDL$$qS4E3C3$$nC28#866$$aVol.7 (2002)-Vol.8 (2003)$$t0202B41023$$pUDL$$qS4E3C3$$nC28
