Skip to Main Content

Dades de recerca: suport en la gestió i difusió

Introducció

Quan es creen o es recopilen dades i es treballa amb molts fitxers aquests es poden desorganitzar fàcilment. Per estalviar temps i evitar errors, és important prendre decisions sobre com s’organitzaran i s’anomenaran els fitxers i quin control de versions s’aplicarà tant si es treballa de manera individual com en grup.
Disposar d’unes convencions per a l’estructura i l’organització dels fitxers i les dades de recerca en millorarà la seva gestió i farà que les dades de recerca siguin més consistents. Si a més, aquestes es documenten, altres investigadors podran entendre-les i reutilitzar-les a curt, mitjà i llarg termini.
En aquests guia trobareu pautes per organitzar, anomenar i versionar fitxers. És una informació que moltes entitats de finançament de la recerca demanen incloure en el Pla de Gestió de Dades.

Organitzar fitxers

  • Guardeu tots els documents d’un projecte en un mateix lloc, independentment del seu format i tipus, o com a mínim relacioneu-los.
  • Trieu el lloc on gestionar i conservar els fitxers (serveis al núvol, servidors de la universitat, etc.) segons el tipus i l’ús que en fareu; no tots els llocs són adequats. Encara que treballeu des de diferents localitzacions i dispositius, establiu un únic lloc per arxivar-los tots i que aquest compleixi amb els requeriments de control, accés, seguretat i preservació necessaris.
  • A l’inici de la recerca, definiu una estructura lògica de carpetes i subcarpetes per a que tots els membres del grup la utilitzin. No existeix un criteri únic d’organització de carpetes, dependrà del tipus, activitats i etapes del vostre projecte. Trieu el que millor s’adapti als vostres  objectius i procediments de treball.
    Es recomana una estructura jeràrquica de més general a més concreta, amb 3 o 4 sub-nivells ampliables si fos necessari. Per exemple:
    • Podeu usar com a criteri les funcions per a les que es creen els fitxers: això és, un primer nivell per al nom del projecte i en un segon nivell, carpetes que agrupen els fitxers segons la seva finalitat d’ús (per a què s’ha creat el fitxer).
    • Una altra opció seria un primer nivell per al nom de projecte i en un segon nivell, diferenciar entre dades i documentació, i en els nivells següents, per tipus i activitats a les que responen.

Completeu el directori de carpetes establint convencions per anomenar carpetes, subcarpetes i fitxers. Els noms de les carpetes han de reflectir el contingut, no la persona o equip que l’ha creat.

  • Gestioneu acuradament les diferents versions dels fitxers, seguint les recomanacions de l'apartat Versions dels fitxers.
  • Guardeu amb cura les dades originals (dades en brut o raw data) de la recerca:
    • Creeu una carpeta exclusiva configurada com a “només lectura” per a les dades en brut.
    • Utilitzeu còpies de les dades originals per treballar amb les dades i evitar perdre informació.
    • Donat que els fitxers es poden actualitzar contínuament i des de diferents dispositius, creeu una carpeta anomenada “fitxers màsters” per guardar els fitxers definitius. Els fitxers amb els que treballeu han de ser tractats com a còpies temporals. Sincronitzeu-los o actualitzeu els fitxers màsters periòdicament o després de cada canvi.
    • Periòdicament feu còpies de seguretat de la carpeta amb els fitxers màsters, en diferents localitzacions.
  • Assigneu metadades i elaboreu documentació explicativa sobre les dades, ja que resulta molt útil per poder entendre i interpretar-les sense haver d’obrir els fitxers. Fer-ho aporta valor afegit: en facilita la gestió, permet entendre el context en el que s’han generat les dades, trobar-les i reutilitzar-les. Existeixen tres tipus de metadades i documentació: administratives, tècniques i descriptives.
  • Quan creeu un fitxer, utilitzeu formats estàndards per facilitar l’accés per part de tots els membres del projecte, la seva preservació i, posteriorment, la seva difusió i reutilització. Utilitzeu preferiblement formats oberts, no propietaris, compatibles amb diferents plataformes i àmpliament utilitzats. Consulteu les recomanacions de formats.
  • Controleu la seguretat de la informació i l’accés a les carpetes i fitxers al llarg de tot el projecte, ja que és essencial per complir amb la legislació vigent sobre protecció de dades i drets d’autor. Cal establir qui, quan i com pot accedir a cada carpeta i/o fitxer. Per això:
    • Acordeu en un document les condicions d’accés i ús per part de tots els membres del projecte.
    • Encripteu la carpeta, subcarpeta o fitxer, de manera que només els que coneguin el codi podran accedir-hi.
    • Establiu mesures de seguretat en el lloc on es guarden tots els fitxers: ús de programes antivirus i firewalls, xarxes segures, actualització contínua de programaris, còpies de seguretat periòdiques i contrasenyes d’accés.
  • Establiu quins fitxers heu de conservar a llarg termini i durant quant de temps. Això dependrà de la finalitat del projecte i l’ús que es vulgui fer de les dades. Amb l’estructura de carpetes creada us serà més fàcil seleccionar els fitxers a conservar: la carpeta de “fitxers màsters” i la de “dades originals” les preservareu per sempre. En canvi, els documents que siguin esborranys, duplicats per a ús individual o fitxers temporals els podeu eliminar quan ja estiguin actualitzats o deixin de ser útils.

Exemples

 

Anomenar fitxers

  • Anomeneu els fitxers a partir d’elements com el nom o número del projecte, el nom del grup/equip de recerca, el tipus de mesura, el tema, la data de creació, el número de versió, etc.
  • Els noms han de ser descriptius, clars i breus, màxim 25 caràcters. Han de mostrar la rellevància de cada document sense haver-los d’obrir.
  • No utilitzeu paraules com: esborrany, presentació o full de càlcul.
  • Utilitzeu noms i/o codis del més genèric al més específic per facilitar una ordenació senzilla dins les carpetes.
  • Utilitzeu només caràcters dels conjunts A-Z, a-z, 0-9, guionet o guió baix. Eviteu l’ús de caràcters especials com ara &% $ # : o bé )
  • Si utilitzeu una numeració seqüencial, utilitzeu els zeros davant per garantir que els fitxers s’ordenin correctament: 0001, 0002 ... 1001, etc. i no: 1, 2 ... 1001, etc.
  • Assegureu-vos que els noms de fitxers són independents de la seva ubicació per evitar problemes si es mouen els fitxers.
  • En el cas de fotografies digitals i imatges escanejades, canvieu cada número de fitxer generat pel sistema a noms més significatius.
  • Elaboreu un fitxer registre per explicar els elements codificats. Així tots els col·laboradors disposaran de la informació per establir els codis.

Exemples

  • NTI_wp2_MA_exp1.csv: projecte, paquet de treball dins del projecte, tipus de mesurament, identificador de prova de la mesura 
  • MicroSensor_NTI023_20201031.xls: descripció de contingut, número del projecte, data seguint l’estàndard internacional 
  • NomExperiment_NomInstrument_DataCaptura_ImageID.tif

Versions dels fitxers

Creeu una nova versió quan es produeixin canvis en l’estructura, el contingut o l’estat del recurs. En el cas de dades de recerca, creeu una nova versió d'un conjunt de dades quan processeu, corregiu o afegiu dades addicionals. El control de versions permet fer un seguiment dels canvis associats a dades dinàmiques.

La versió d’un fitxer es pot identificar mitjançant:

  • La data registrada al nom del fitxer o dins del fitxer
  • La numeració de versions al nom del fitxer (v1, v2, v3.3)
  • La descripció de la versió al nom del fitxer o dins del fitxer (esborrany, final)
  • L’historial de fitxers, la taula de control de versions o les notes incloses en un fitxer, on es registren versions, dates, autors i detalls dels canvis al fitxer

El control de versions també es pot fer mitjançant:

  • L’ús de programaris de versions, per exemple Subversió (SVN)
  • L’ús de serveis de compartició de fitxers com Dropbox, Google Docs o Amazon S3

Exemples

  • 20200104_ProjecteA_Ex1Test2_RibasA_v1.xlsx
  • 20200104_ProjecteA_ReunióNotes_RibasA_v2.1.docx
Llicència de Creative Commons
Aquesta obra està subjecta a una llicència de Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional de Creative Commons